Оптимизация бизнес-процессов в организации

Для чего нужна автоматизация бизнеса? Какие ресурсы поможет сэкономить автоматизация? И кому она нужна? Данная статья ответит на все интересующие вас вопросы по поводу автоматизации бизнеса

Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима только для бухгалтерского учёта, а, скажем, управленческие бизнес-процессы автоматизировать невозможно. Или, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. Для этой статьи мы собрали вопросы, которые часто задают предприниматели по поводу автоматизации, подготовили на них понятные ответы и проиллюстрировали реальными кейсами. 

Реальная автоматизация – что это такое 

Автоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.  

В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:

  • в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, автоматизация бухгалтерского учета, автоматизация скаладского учета и автоматизация учета товаров;  
  • в основных бизнес-процессах – это, к примеру, оптимизация бизнес-прцессов организации, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же - внедрение CRM). 

Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными – в первом случае это нужно, чтобы обеспечить стабильность бизнеса и сократить затраты времени и ресурсов, во втором - чтобы повысить доходность бизнеса, получить конкурентные преимущества, улучшить сервис, привлечь и удержать клиентов, повысить эффективность и т.д.  

«Водораздел» между этими двумя группами бизнес-процессов как раз и показывает разницу между «автоматизацией учёта» и реальной автоматизацией: первая помогает с минимальными затратами выполнить обязательства компании перед государством и его фискальными органами, вторая – помогает компании тратить меньше, зарабатывать больше и развиваться эффективней. Так что одной бухгалтерией автоматизация не ограничивается, спектр её применения значительно шире. 

Зачем вообще нужна реальная автоматизация, 
что она даёт компании
  

Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее: 

  • улучшить качество обслуживания клиентов; 
  • оптимизировать расходы на логистику, улучшить качество логистики на всех этапах – от поступления продукта на склад до доставки его клиенту; 
  • качественно планировать поступление средств, предотвращать кассовые разрывы;
  • просчитывать рентабельность заказов;
  • быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;  
  • разгрузить руководителя и ключевых менеджеров от рутинной работы, более эффективно использовать их рабочее время для развития компании; 
  • оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;  
  • оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников;  
  • минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;  
  • безопасно хранить информацию - каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;  
  • улучшить и ускорить бизнес-процессы в компании;  
  • эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учёт и контроль. 

В небольшом бизнесе эти эффекты обычно заметны уже через несколько недель. 

Как выбрать программный продукт для автоматизации 

При выборе системы автоматизации бизнеса вы можете пойти двумя путями: 

  1. Использовать типовой («коробочный») продукт или облачный сервис.   
  2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение. 

Стандартное решение внедрить проще, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.

Оптимальный для многих компаний малого бизнеса вариант - приобрести готовое решение с возможностью донастройки, быстро запустить его, чтобы не тормозить жизненно важные бизнес-процессы, а в случае необходимости - начать работу по автоматизации продукта, т.е. его настройке под конкретные задачи вашей компании. 

Сначала сложно самому разобраться во всем этом и подобрать правильное решение? Нужна помощь в выборе решения пишите сюда (Ссылка на консультацию или заказ)

Выбор программы для автоматизации бизнеса – дело довольно ответственное, необходимо проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы: 

  • какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать; 
  • соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;  
  • возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;  
  • возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;  
  • насколько система проста и удобна в использовании;  
  • возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;  
  • поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;  
  • кто и как будет осуществлять техническую поддержку;  
  • сколько стоит внедрение и поддержка. 

Для ответа на эти вопросы целесообразно проконсультироваться со специалистами (ссылка на консультацию). Если есть возможность - пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта (ссылка на отзовы).